A 5 leggyakoribb bérszámfejtési hiba a kkv-knál, amit elkerülhetünk

Magyar Telekom

jan. 27.

2 perc olvasás

A bérszámfejtés és a társadalombiztosítási ügyintézés az egyik legérzékenyebb terület a kis- és középvállalkozások (kkv-k) életében. Egy-egy apró hiba akár súlyos bírságokat is vonhat maga után, amelyek anyagilag és hírnévben is komoly károkat okozhatnak. Ezért érdemes tisztában lenni a leggyakoribb hibákkal, hogy elkerüljük őket, és biztosítsuk a zökkenőmentes működést.

1. Elmaradt vagy késedelmes bejelentések

Az egyik leggyakoribb probléma, hogy a munkavállalók be- és kijelentése nem történik meg időben. A NAV és az OEP felé történő határidős bejelentések elmulasztása bírságot vonhat maga után. Például, ha egy új munkavállalót nem jelentünk be a munkába lépés napján, akkor a késedelmes bejelentés miatt akár több százezer forintos bírságot is kaphat a cég.

Mit tehetünk?

Használjunk megbízható bérszámfejtő szoftvert, amely figyelmeztet a határidőkre.
Rendszeresen ellenőrizzük a bejelentések státuszát.
Képzett szakemberre bízzuk a bejelentési feladatokat.

2. Rosszul számolt táppénz

A táppénz számítása bonyolult lehet, különösen, ha a munkavállaló több jogcímen is jogosult ellátásra, vagy ha a táppénz időszaka átnyúlik több hónapra. Gyakori hiba, hogy a táppénz összegét nem a helyes alapbér vagy átlagkereset alapján számolják ki, ami később visszafizetési kötelezettséget eredményezhet.

Példa: Egy dolgozó, aki részmunkaidőben dolgozik, és közben táppénzen van, nem mindig kapja meg a megfelelő összeget, ha a bérszámfejtő nem veszi figyelembe a munkaidő arányosítását.

Megoldás:

Ellenőrizzük a táppénz számításának szabályait és az aktuális jogszabályokat.
Használjunk olyan bérszámfejtő rendszert, amely automatikusan kezeli a táppénz számítását.
Kérjünk segítséget szakértőtől, ha bizonytalanok vagyunk.

3. Munkaidő-nyilvántartás hiányosságai

A munkaidő pontos nyilvántartása nemcsak a munkavállalók jogainak védelme miatt fontos, hanem a bérszámfejtés helyessége miatt is. Sok kkv-nál előfordul, hogy a munkaidő-nyilvántartás nem teljes vagy nem naprakész, ami félreértésekhez és hibákhoz vezethet.

Tipikus hiányosságok:

Nem rögzítik a túlórákat vagy a késéseket.
Nem vezetnek pontos jelenléti ívet.
Nem dokumentálják a szabadságokat és egyéb távolléteket.

Javaslatok:

Vezessünk digitális munkaidő-nyilvántartást, amely egyszerűsíti az adminisztrációt.
Képzést tartsunk a munkavállalóknak és a vezetőknek a pontos nyilvántartás fontosságáról.
Ellenőrizzük rendszeresen a nyilvántartásokat.

4. Kedvezmények helytelen érvényesítése

A családi adókedvezmény és más személyi kedvezmények alkalmazása során gyakran előfordulnak hibák. Ezek a kedvezmények jelentős összegeket takaríthatnak meg a munkavállalóknak, de ha nem megfelelően érvényesítik őket, az adóhatóság később visszakövetelheti a különbözetet.

Gyakori hibák:

Nem kérik be a szükséges igazolásokat a kedvezményekhez.
Nem veszik figyelembe a kedvezmény jogosultsági feltételeit.
Nem frissítik a kedvezményeket a változó családi helyzet alapján.

Hogyan kerülhetjük el?

Kérjünk be minden szükséges dokumentumot a kedvezményekhez.
Kövessük nyomon a munkavállalók családi helyzetének változásait.
Használjunk olyan bérszámfejtő rendszert, amely támogatja a kedvezmények pontos kezelését.

5. Nem naprakész jogszabályismeret

A bérszámfejtés és a társadalombiztosítási szabályok gyakran változnak. Ha a cég nem követi ezeket a változásokat, könnyen hibázhat a számfejtés során. Ez különösen igaz az adókulcsokra, járulékokra és a különböző támogatásokra.

Példa: 2024-ben több adó- és járulékváltozás lépett életbe, amelyeket a bérszámfejtésben azonnal alkalmazni kellett.

Mit tegyünk?

Rendszeresen tájékozódjunk a NAV és az OEP frissítéseiről.
Vegyünk részt szakmai képzéseken, továbbképzéseken.
Bízzuk a bérszámfejtést olyan szakemberekre, akik naprakészek a jogszabályokban.

A bérszámfejtés során elkövetett hibák nemcsak anyagi veszteséget okozhatnak, hanem a cég megbízhatóságát is rontják. Az 5 leggyakoribb hiba – elmaradt bejelentések, rosszul számolt táppénz, hiányos munkaidő-nyilvántartás, kedvezmények helytelen kezelése és a jogszabályok figyelmen kívül hagyása – mind elkerülhető, ha odafigyelünk és profi segítséget veszünk igénybe.